เมื่อคุณทำงานกับข้อมูลจำนวนมาก คุณจะพลาดรายการที่ซ้ำกันได้ง่ายๆ เรียนรู้วิธีค้นหารายการที่ซ้ำกันใน Excel ด้วยคู่มือนี้
ไม่มีอะไรจะแย่ไปกว่าการป้อนข้อมูลลงในสเปรดชีต Excel เพียงเพื่อให้ทราบว่าคุณได้รวมไว้มากกว่าหนึ่งครั้ง ตอนนี้คุณจะต้องผ่านข้อมูลทั้งหมดนั้นและค้นหาทุกรายการที่ซ้ำกันใช่ไหม?
ได้ แต่คุณไม่จำเป็นต้องทำ Excel สามารถช่วยให้คุณติดตาม คำนวณ และแม้กระทั่งลบค่าที่ซ้ำกันในข้อมูลของคุณได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้คุณไม่ต้องเสียเวลาทำงานทั้งหมด
หากคุณคิดว่าอาจมีข้อมูลที่ซ้ำกันในสเปรดชีต ต่อไปนี้คือวิธีค้นหาข้อมูลที่ซ้ำกันใน Excel
วิธีค้นหารายการที่ซ้ำกันใน Excel โดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการค้นหาข้อมูลที่ซ้ำกันในสเปรดชีตของคุณทันทีคือการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข วิธีนี้ทำให้คุณสามารถใช้ธีมการจัดรูปแบบที่คุณเลือกกับเซลล์ใดๆ ที่ปรากฏมากกว่าหนึ่งครั้ง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถไฮไลต์เซลล์เหล่านี้เป็นสีแดง หรือเปลี่ยนข้อความเป็นสีเขียว
ข้อดีของวิธีนี้คือ ถ้าคุณนำไปใช้กับทุกเซลล์ในสเปรดชีตของคุณ คุณสามารถดูได้ทันทีว่าข้อมูลใหม่ที่คุณกำลังเพิ่มนั้นซ้ำกับเซลล์อื่นหรือไม่ นอกจากนี้ยังจะใช้รูปแบบที่คุณเลือกโดยอัตโนมัติ
ในการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อค้นหารายการที่ซ้ำกันใน Excel:
- ทำเครื่องหมายเซลล์ที่คุณต้องการค้นหาค่าที่ซ้ำกัน เมื่อต้องการเลือกเซลล์ทั้งหมด ให้กด Ctrl + บน Windows หรือ cmd + a สำหรับ Mac หรือคลิกช่องที่ด้านบนขวาของสเปรดชีต
- ภายใต้ ที่อยู่อาศัย เมนู คลิก รูปแบบตามเงื่อนไข
- เลือก เน้นฐานเซลล์.
- คลิก ค่าที่ซ้ำกัน.
- เลือกรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าอย่างใดอย่างหนึ่งหรือคลิก รูปแบบที่กำหนดเอง เพื่อสร้างของคุณเอง
- คลิก ใช่.
- เซลล์ที่ซ้ำกันทั้งหมดจะถูกเน้นในขณะนี้
วิธีค้นหารายการที่ซ้ำกันโดยไม่รวมการวนซ้ำครั้งแรก
วิธีการข้างต้นเน้นให้เห็นทุกอินสแตนซ์ของเซลล์ที่มีรายการซ้ำกันภายในช่วงที่ระบุ รวมถึงเซลล์แรกสุดของเซลล์เหล่านั้น อย่างไรก็ตาม คุณอาจต้องการเน้นเฉพาะเซลล์ที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง และปล่อยให้การปรากฏครั้งแรกของเซลล์นั้นไม่แตกต่างกัน วิธีนี้คุณสามารถลบค่าที่ซ้ำกันออกได้ในขณะที่ปล่อยต้นฉบับไว้
หากต้องการค้นหารายการที่ซ้ำกันใน Excel โดยไม่สนใจการเกิดขึ้นครั้งแรก:
- ทำเครื่องหมายเซลล์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการค้นหาสำหรับรายการที่ซ้ำกัน
- ใน ที่อยู่อาศัย เมนู คลิก รูปแบบตามเงื่อนไข.
- คลิก กฎหมายใหม่.
- เลือก ใช้สูตรเพื่อเลือกเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ.
- ป้อนสูตรต่อไปนี้: = COUNTIF ($B$2, $B2, B2) > 1. ใช้ค่าแถวและคอลัมน์สำหรับเซลล์แรกในช่วงของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าเซลล์แรกของคุณคือ D4 คุณสามารถใช้ D และ 4 แทน B และ 2
- คลิก รูปร่าง และเลือกไฮไลต์เซลล์ที่ซ้ำกัน
- คลิก ใช่ เพื่อใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของคุณ
- เซลล์ที่ซ้ำกันจะถูกเน้น แต่อินสแตนซ์แรกของแต่ละค่าจะไม่ถูกเน้น
วิธีคำนวณรายการซ้ำใน Excel
หากคุณกำลังทำงานกับข้อมูลจำนวนมาก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะมีประโยชน์น้อยลง ถ้าสเปรดชีตของคุณมีคอลัมน์ที่มีข้อมูลหลายร้อยแถว การเลื่อนดูทั้งแผ่นงานเพื่อค้นหาเซลล์ที่ไฮไลต์อาจใช้เวลานาน และคุณอาจยังคงพลาดบางเซลล์
ในกรณีนี้ การนับจำนวนเซลล์ที่ซ้ำกันสามารถบอกคุณได้อย่างรวดเร็วว่ามีข้อมูลอยู่ในข้อมูลของคุณหรือไม่ ดิ
ในการนับจำนวนเซลล์ที่ซ้ำกันในคอลัมน์ใน Excel:
- เลือกเซลล์ถัดจากค่าแรกในคอลัมน์แล้วพิมพ์ =IF(COUNTIF($B$2:$B$23,B2)>1,1,””) คุณจะต้องแทนที่ทุก “b” ด้วยคอลัมน์ข้อมูลของคุณ ทุก “2” ด้วยแถวจากแถวแรกของข้อมูล และทุก “23” ด้วยแถวสำหรับแถวสุดท้ายของข้อมูลในช่วงของคุณ
- กด เข้า.
- สูตรนี้จะนับจำนวนครั้งของค่าที่อยู่ติดกันในช่วงข้อมูลทั้งหมด หากมีการซ้ำกัน จะส่งคืนค่า 1 หากไม่มีรายการซ้ำ จะส่งกลับเซลล์ว่าง
- คลิกสี่เหลี่ยมเล็กๆ ที่มุมล่างขวาของเซลล์ที่คุณป้อนสูตรค้างไว้
- ปัดลงเพื่อคัดลอกสูตรไปยังเซลล์ทั้งหมดในช่วงของคุณ
- ด้านล่างเซลล์เหล่านี้ ให้เลือกเซลล์อื่นในคอลัมน์เดียวกันแล้วพิมพ์ = SUM (C2: C23). คุณจะต้องแทนที่ C2 และ C23 ด้วยเซลล์แรกและเซลล์สุดท้ายของคอลัมน์ใหม่
- กด เข้า.
- เซลล์ของคุณจะแสดงจำนวนเซลล์ที่ซ้ำกันทั้งหมดในคอลัมน์ที่เลือก อย่างที่คุณเห็น ตัวเลขนี้ตรงกับจำนวนเซลล์ที่ทำเครื่องหมายด้วยกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขดั้งเดิม
วิธีลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel
บางครั้งคุณไม่สนใจว่าค่าที่ซ้ำกันอยู่ที่ไหนหรือมีจำนวนเท่าใด สิ่งที่คุณต้องทำคือกำจัดพวกมัน โชคดีที่ Excel ทำให้สิ่งนั้นง่ายและรวดเร็ว
ในการลบเซลล์ที่ซ้ำกันใน Excel:
- ทำเครื่องหมายเซลล์เพื่อตรวจสอบรายการที่ซ้ำกัน
- แตะที่ ข้อมูล ที่มีอยู่เดิม.
- แตะที่ ลบรายการที่ซ้ำกัน ไอคอน.
- หากคุณเลือกหลายคอลัมน์ คุณสามารถเลือกหรือยกเลิกการเลือกแต่ละคอลัมน์ที่คุณต้องการลบรายการที่ซ้ำกัน
- หากข้อมูลของคุณมีส่วนหัว ให้เลือก ของฉัน ข้อมูลมีส่วนหัว อย่าลืมละเว้นสิ่งเหล่านี้
- คลิก ใช่.
- คุณจะเห็นสรุปจำนวนรายการที่ซ้ำกันที่นำออก
- อินสแตนซ์แรกของแต่ละค่าจะยังคงซ้ำกัน เฉพาะกรณีที่สองหรือสูงกว่าเท่านั้นที่จะถูกลบ
ใช้ประโยชน์จากพลังของ Excel
การเรียนรู้วิธีค้นหารายการที่ซ้ำกันใน Excel ช่วยให้คุณสามารถลบค่าที่ซ้ำกันที่ไม่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย เช่นเดียวกับฟีเจอร์ต่างๆ ของ Excel มันสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้มาก ซึ่งอาจใช้การติดตามทีละรายการได้
ฟีเจอร์ที่ช่วยประหยัดเวลาของ Excel ที่มีประโยชน์อื่นๆ ได้แก่ การค้นหาและลบเซลล์ที่ผสาน ค้นหาการอ้างอิง Excel แบบวงกลม และการใช้ฟีเจอร์การจัดเรียงแบบกำหนดเองในข้อมูลของคุณ ยิ่งคุณเรียนรู้เทคนิค Excel มากเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งประหยัดเวลาได้มากขึ้นเท่านั้น
#วธคนหารายการทซำกนใน #Excel