วิธีสร้างแดชบอร์ด Excel แบบโต้ตอบ

การวิเคราะห์ข้อมูลสามารถช่วยปรับปรุงการดำเนินงานของคุณด้วยวิธีการรายงานที่มีประสิทธิภาพ แต่บางครั้ง คุณต้องการมากกว่าแค่ตัวเลขในสเปรดชีตเพื่ออธิบายประเด็นของคุณ เหตุใดจึงไม่ใช้เครื่องมือสร้างภาพข้อมูล เช่น แดชบอร์ดเชิงโต้ตอบ

พวกเขาสามารถช่วยให้ข้อมูลแคมเปญ เพิ่มการแปลง การวิเคราะห์ และอื่นๆ ในบทความนี้ เราจะเรียนรู้วิธีสร้างแดชบอร์ดแบบโต้ตอบพร้อมตัวอย่างและให้คำแนะนำในการออกแบบแดชบอร์ดที่สวยงามใน Excel

1. จัดระเบียบข้อมูลต้นฉบับของคุณและสร้างเลย์เอาต์

แดชบอร์ดที่ออกแบบมาอย่างดีเป็นเครื่องมือการรายงานที่ทรงพลังที่ช่วยให้คุณเห็นภาพและสื่อสารข้อมูลของคุณ ขั้นตอนแรกคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณปราศจากข้อผิดพลาดและจัดเป็นแถวและคอลัมน์อย่างเหมาะสมพร้อมส่วนหัวที่เหมาะสม

คุณสามารถใช้แดชบอร์ดในอุตสาหกรรมใดก็ได้ แต่มีประโยชน์อย่างยิ่งในด้านการเงิน การขาย และการตลาด

เมื่อออกแบบแดชบอร์ด คุณควรจำไว้ว่าผู้ใช้ปลายทางจะไปยังส่วนต่างๆ ได้ง่าย ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดประเภทของเลย์เอาต์ตามข้อมูลที่จำเป็นต้องแสดง

ตัวอย่างเช่น มาสร้างแดชบอร์ดที่แสดงข้อมูลต่อไปนี้ในกระดาษแผ่นเดียว:

• เซลล์ A3 – T5: สถานะโครงการ
• เซลล์ A7-T16: ภาพรวมโครงการและข้อมูลทางการเงิน
• เซลล์ A15- U25: ความคืบหน้าโครงการและแผนที่ความร้อน

สร้างเวิร์กชีต Excel ใหม่ที่ชื่อ Dashboard นี่คือที่ที่คุณจะสร้างแดชบอร์ดของคุณเองโดยการเพิ่มองค์ประกอบ การใช้รูปแบบข้อความและแบบอักษรที่สอดคล้องกับเสียงของคุณหรือเสียง โทน และบุคลิกภาพของแบรนด์ของคุณก็เป็นความคิดที่ดีเช่นกัน

2. สร้าง PivotTable เพื่อจัดระเบียบข้อมูลของคุณ

ตารางเดือยทำให้ง่ายต่อการจัดระเบียบข้อมูลของคุณใน Excel เป็นกลุ่ม คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้ในการนับ สรุป และคูณค่าและดำเนินการหลายรายการในกลุ่มเหล่านั้น

เพื่อแสดงให้เห็นว่าแดชบอร์ดแบบโต้ตอบเหล่านี้ทำงานอย่างไร เราจะสร้างแดชบอร์ดแบบโต้ตอบ “โครงการอิสระ” เป็นตัวอย่าง

คุณจะต้องจัดเรียงข้อมูลของคุณในรูปแบบตาราง ในการดำเนินการนี้ ให้ใช้แป้นพิมพ์ลัด CTRL + ที และเลือกข้อมูล เพื่อจุดประสงค์นี้ ข้อมูลต้นฉบับของเราจะมีลักษณะดังนี้:

1. เมื่อเสร็จแล้วให้เปิดแผ่นงานใหม่และตั้งชื่อเป็น ตารางหมุน.
2. ภายในเวิร์กชีต เราจะสร้าง pivot table โดยไปที่ File การแทรก ตัวเลือกบนเทป เลือกช่วงข้อมูลสำหรับตารางของคุณ
3. ตอนนี้ได้เวลาเลือกฟิลด์สำหรับตารางสาระสำคัญแล้ว

4. ตามตัวอย่างด้านบน เลือกฟิลด์ –งาน ชื่อผู้จัดการ วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดโครงการ ระยะเวลา วันที่จะแล้วเสร็จและ ความคืบหน้า, ฯลฯ สำหรับป้ายกำกับชั้นเรียนของคุณ
5. สำหรับป้ายชื่อคอลัมน์ ตั้งค่าตามจริงและงบประมาณ
6. เมื่อข้อมูลปรากฏในเวิร์กชีตของคุณแล้ว ให้จัดเรียงในรูปแบบตาราง โดยไปที่ส่วนการวางแผนของ ออกแบบ > เค้าโครงรายงาน แล้วเลือก แสดงในรูปแบบตาราง จากตัวเลือกเมนูแบบเลื่อนลง
7. ยกเลิกการจัดกลุ่มข้อมูลโดยคลิกขวาที่ฟิลด์ข้อมูล คุณจะต้องปิดยอดรวมย่อยด้วย เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ตรงไปที่ แท็บออกแบบ > ผลรวมย่อย > ไม่แสดงผลรวมย่อย ตอนนี้ PivotTable จะมีลักษณะดังนี้:

8. เมื่อต้องการเลือกสี PivotTable ให้ไปที่ File แท็บออกแบบ > สไตล์ PivotTable
9. ปิดหัวพับด้วยการขยับ ถึงฉัน วิเคราะห์ PivotTable > แสดง (มุมขวาสุด) ปิด ปุ่ม +/-
10. ในการจัดระเบียบข้อมูลของคุณเพิ่มเติม ไปที่ ออกแบบ > เค้าโครงรายงาน > ทำซ้ำสำหรับป้ายชื่อองค์ประกอบทั้งหมด

3. ใช้สูตรที่เหมาะสม

จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าคุณใช้สูตรที่ถูกต้อง ไม่เช่นนั้นข้อมูลของคุณจะไม่ถูกต้องและทำให้เข้าใจผิด

ตัวอย่างเช่น เริ่มต้นด้วยการนับจำนวนโครงการในหมวดหมู่ต่างๆ – เริ่มต้น อยู่ระหว่างดำเนินการ หรือเสร็จสมบูรณ์ ในการทำเช่นนี้เราจะต้องใช้ Contif และ COUNTIFS ภารกิจ.

1. การก่อสร้าง “การคำนวณทางคณิตศาสตร์แผ่นงานสำหรับการทำงานกับสูตรและแผนภูมิในขณะที่สร้างแดชบอร์ด
2. ป้อนสถานะของโครงการ (“กำลังดำเนินการ”, “โครงการที่ยังดำเนินการอยู่”, “เสร็จสิ้นก่อนวันครบกำหนด” และ “เสร็จสิ้น”) ในแถวที่ต่อเนื่องกันดังที่แสดงด้านล่าง
3. จากนั้นเลือกไฟล์ ความคืบหน้า (%) คอลัมน์ในตารางเดือยของคุณ จำนวนงานทั้งหมดที่ทำงานเป็น 32
4. การใช้ฟังก์ชัน COUNTIF(S) คุณสามารถนับจำนวนโปรเจ็กต์ที่จัดหมวดหมู่ภายใต้หัวข้อย่อยได้ดังนี้
5. ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะของโปรเจ็กต์ที่คุณใช้ตัวกรอง อย่าลืมรวมคอลัมน์ข้อมูลที่เหมาะสมในเวิร์กชีต Pivot Table – สำหรับโปรเจ็กต์ที่ใช้งานอยู่ ควรใช้ ความคืบหน้า คอลัมน์ ในขณะที่โปรเจ็กต์ที่ถูกยกเลิก ให้ใช้คอลัมน์ที่ถูกยกเลิก

4. ใช้ภาพ แผนภูมิ และกราฟ

ด้วยความช่วยเหลือของสูตรที่เหมาะสมและการจัดรูปแบบภาพ คุณสามารถสร้างแผนภูมิหรือกราฟที่มีความหมายซึ่งจะช่วยให้คุณเข้าใจข้อมูลของคุณได้ดียิ่งขึ้น ในตัวอย่างนี้ ลองเพิ่มพิมพ์เขียวสำหรับโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ ทำตามขั้นตอนที่ระบุไว้ด้านล่าง:

1. บนแผ่นการคำนวณ ให้ดูที่เซลล์ B7 ดังที่แสดงด้านบน
2. ในการวาดแผนภูมิ ให้เริ่มต้นด้วยการเลือกเซลล์ D7 และ E7

3. หลังจากนั้นไปที่ แทรก > แผนภูมิทั้งหมด > แผนภูมิพระอาทิตย์ขึ้น หรือ แผนภูมิโดนัท
4. เมื่อกราฟปรากฏขึ้น ให้แตะ บวก (+) ไอคอนทางด้านขวาเพื่อเข้าถึงตัวเลือกการจัดรูปแบบ เลือก องค์ประกอบแผนภูมิ ตามที่คุณต้องการ.
5. คลิกที่ส่วนต่างๆ ของกราฟเพื่อแสดงตัวเลือกการจัดรูปแบบ เช่น รูปแบบชุดข้อมูล พื้นที่การลงจุด ฯลฯ ใช้สิ่งเหล่านี้ คุณสามารถปรับแต่งสี ชื่อเรื่อง เส้นขอบ และคุณลักษณะอื่นๆ ของแผนภูมิได้อย่างง่ายดาย
6. เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถคัดลอกและวางแผนภูมิที่ด้านบนสุดของแดชบอร์ดและจัดแนวตามนั้นได้

สำหรับแถวอื่นๆ ให้ระบุข้อมูลที่ต้องการใน File การคำนวณทางคณิตศาสตร์ แผ่นงานและทำซ้ำขั้นตอนข้างต้นสำหรับแผนภูมิหรือกราฟอื่นๆ ที่คุณต้องการรวมไว้

5. เพิ่มการตั้งค่าแบบโต้ตอบและแท็บ

คุณสามารถเพิ่มองค์ประกอบต่างๆ เช่น แผนที่ความร้อน ไอคอน คลิป และแถบเลื่อนไปยังแดชบอร์ดได้อย่างง่ายดาย เพื่อทำให้ผู้ชมของคุณน่าสนใจ มีประโยชน์ และน่าสนใจยิ่งขึ้น ลองมาดูที่บางส่วนของพวกเขา

ป้อนตัวแบ่งเพื่อโต้ตอบ

ตัวแบ่งส่วนข้อมูลเป็นแท็บสั้นๆ ที่ให้คุณกรองข้อมูลบนแดชบอร์ดได้แบบเรียลไทม์ วิธีเพิ่มลงในแดชบอร์ดของคุณมีดังนี้

1. เลือกเซลล์ที่มีข้อมูลของคุณ
2. ไปที่ แท็บแทรก > ตัวกรอง > ตัวแบ่งส่วนข้อมูล
3. เลือกประเภทเครื่องทำลายเอกสารที่คุณต้องการจากรายการดรอปดาวน์ จากนั้นคลิก ใช่.
4. หากต้องการจัดแนวในแนวนอน ให้คลิกไฟล์ ส่วนปุ่ม ในแท็บตัวแบ่งส่วนข้อมูลแยกต่างหาก คุณยังสามารถปล่อยไว้ตามเดิม ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการให้แผงควบคุมเป็นอย่างไร

สำหรับแดชบอร์ดของเรา เราจะเพิ่มตัวแบ่งส่วนชื่อ—ผู้จัดการ และ โครงการ. นี่คือวิธีการ:

1. เลือกข้อมูลในไฟล์ การคำนวณทางคณิตศาสตร์ แผ่นงานและเลือกตัวเลือกเหล่านี้จากรายการดรอปดาวน์
2. ถัดไป คุณจะต้องเชื่อมโยงตัวแบ่งส่วนข้อมูลกับตารางเดือย ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกขวาที่เครื่องมือสไลซ์ จากนั้นคลิก รายงานการสื่อสาร
3. ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก PivotTable และ Pivot Chart ทั้งหมด จากนั้นคลิก ใช่.

เพิ่มตัวเลื่อน

แถบเลื่อนช่วยให้คุณดูข้อมูลที่อัปเดตได้ ซึ่งมีประโยชน์หากคุณกำลังมองหาบางสิ่งที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

1. หากต้องการเพิ่มตัวเลื่อน ให้ไปที่ นักพัฒนา แท็บ โปรดทราบว่าตัวเลือกนี้ไม่ได้เปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น
2. หากต้องการเปิดใช้งานแท็บนักพัฒนา ให้ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > กำหนด Ribbon เอง
3. ภายใต้ หลัก แท็บ เช็คเอาท์ นักพัฒนา สามารถ.
4. หากต้องการแทรกแถบเลื่อน ให้ไปที่ไฟล์ แท็บนักพัฒนา > แทรก > การควบคุมแบบฟอร์ม. วางเมาส์เหนือตัวเลือกและเลือกไฟล์ สไลเดอร์
5. ลากและวางลงในแถวหรือคอลัมน์ที่คุณเลือกในแผงควบคุม

เพิ่มแท็บภาพรวมอย่างรวดเร็ว (โครงการ)

สำหรับการดูรายละเอียดโครงการอย่างรวดเร็ว คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจาก Pivot Table ไปยังแดชบอร์ดของคุณได้ เราจะใช้ฟังก์ชัน INDEX ดังที่แสดงด้านล่าง อาร์เรย์ข้อมูลของเราประกอบด้วยเซลล์ B8 ถึง K40 ในแท็บ Pivot Table

ในการดึงข้อมูลจากตารางสาระสำคัญของเรา เราจะป้อนฟังก์ชัน:

=INDEX('Pivot Tables'!$B$8:$K$40,'Pivot Tables'!$B$6 + ROWS(Dashboard!$A$13:F17)-1,COLUMNS(Dashboard!$A$13:F17))

ตอนนี้แดชบอร์ดของเรามีลักษณะดังนี้:

ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ตอนนี้เราได้สร้างแท็บภาพรวมโครงการอย่างรวดเร็วแล้ว คุณอาจต้องการเน้นเปอร์เซ็นต์การอัปเดตโครงการ คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อใช้มาตราส่วนสีหรือแถบข้อมูลเพื่อทำสิ่งนี้ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งจะทำให้คุณสามารถดูได้อย่างรวดเร็วว่าโครงการใดที่เสร็จสมบูรณ์แล้วและโครงการใดที่ต้องดำเนินการเพิ่มเติม

ในที่นี้ เราใช้มาตราส่วนสามสีเพื่อเน้นความคืบหน้าของแต่ละโครงการ ดังที่แสดงด้านล่าง:

เพิ่มแผนที่ความร้อนเพื่อแสดงค่าระหว่างวันที่

แผนที่ความร้อนเป็นเครื่องมือสร้างภาพข้อมูลที่เป็นประโยชน์สำหรับการเน้นรูปแบบภายในข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้แผนที่ความหนาแน่นเพื่อแสดงจำนวนครั้งที่ผู้เข้าชมคลิกที่ส่วนต่างๆ ของหน้าเว็บของคุณ

ขั้นแรก คุณจะต้องสร้างตารางที่มีข้อมูลที่คุณต้องการดูบนแผนที่ ในตัวอย่างของเรา เรานับโปรเจ็กต์นับระหว่างวันที่สองวันโดยใช้ฟังก์ชัน COUNTIFS ดังที่แสดงด้านล่าง

คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อนำกฎไปใช้กับส่วนต่างๆ ของตารางได้ แดชบอร์ดที่เสร็จสมบูรณ์จะมีลักษณะดังนี้:

แดชบอร์ด Excel แบบโต้ตอบ: วิเคราะห์และเชื่อมต่อเมตริกที่สำคัญ

แดชบอร์ดของ Excel เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแสดงข้อมูลเป็นภาพ และเราหวังว่าคู่มือนี้จะช่วยคุณสร้างข้อมูลเฉพาะตามความต้องการของคุณ เครื่องมือที่มีประโยชน์เหล่านี้ ทั้งแบบอินเทอร์แอกทีฟและไดนามิก สามารถช่วยเหลือผู้มีอำนาจตัดสินใจในการวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

ด้วยความคิดสร้างสรรค์เพียงเสี้ยวหรือสองอย่าง สเปรดชีต Excel สามารถก้าวไปไกลกว่ามาตรฐาน และคุณสามารถสร้างบางสิ่งที่น่าสนใจและเจ๋งจริงๆ