Microsoft Excel logo editorial illustrative

วิธีใช้รหัสผ่านเพื่อให้ผู้ใช้เข้าถึงเวิร์กบุ๊ก Microsoft Excel ประเภทต่างๆ

หากมีผู้ใช้หลายคนทำงานในไฟล์ Microsoft Excel เดียวกัน คุณสามารถจำกัดการเข้าถึงของพวกเขาได้เฉพาะในขอบเขตที่พวกเขาจำเป็นต้องใช้เท่านั้น

ภาพประกอบจากบรรณาธิการของโลโก้ Microsoft Excel
รูปถ่าย: Renan / Adobe Stock

คุณสามารถใช้รหัสผ่านป้องกัน Microsoft Excel ไฟล์ และคุณยังสามารถใช้การป้องกันกับพื้นที่เฉพาะได้อีกด้วย ผลลัพธ์หลังหมายความว่าผู้ใช้สามารถเปลี่ยนเฉพาะเซลล์ที่ไม่มีการป้องกัน: หนึ่งทำให้ผู้คนออกจากไฟล์อย่างสมบูรณ์ และอีกอันอนุญาตให้ผู้ใช้ทำงานของพวกเขาโดยไม่ต้องเปลี่ยนสูตรโดยไม่ได้ตั้งใจ สิ่งที่คุณอาจไม่รู้ก็คือ คุณยังสามารถจำกัดการเข้าถึงช่วงต่างๆ ของพวกเขาในเวิร์กบุ๊ก Excel เดียวกันได้

ดู: Google Workspace กับ Microsoft 365: การวิเคราะห์พร้อมกับรายการตรวจสอบ (TechRepublic Premium)

ในบทช่วยสอนนี้ ฉันจะแสดงวิธีใช้คุณลักษณะอนุญาตให้แก้ไขโดเมน เพื่อกำหนดว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูลบางอย่างได้ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถอนุญาตให้ผู้ใช้หลายคนเข้าถึงข้อมูลในขณะที่จำกัดข้อมูลที่แต่ละคนสามารถแก้ไขได้

ฉันใช้ Microsoft 365แต่คุณสามารถใช้ Excel เวอร์ชันก่อนหน้าได้ Excel สำหรับเว็บ รองรับฟีเจอร์นี้ คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์สาธิต Microsoft Excel สำหรับบทช่วยสอนนี้

วิธีการใช้อนุญาตให้แก้ไขช่วงใน Excel

ในตอนนี้ สมมติว่าคุณมีเวิร์กบุ๊ก Excel ที่ผู้ใช้ห้ารายกำลังอัปเดต แต่คุณต้องการจำกัดผู้ใช้แต่ละรายในช่วงที่พวกเขากำลังแก้ไข ด้วยคุณสมบัติที่อนุญาตให้แก้ไขโดเมน คุณสามารถทำสิ่งนี้ให้สำเร็จได้อย่างง่ายดาย

คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณสามารถเลือกช่วงแทนที่จะเป็นแผ่นงานหรือทั้งเวิร์กบุ๊กเนื่องจากมีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน จากนั้น คุณให้รหัสผ่านแก่ผู้ใช้เพื่อให้สามารถแก้ไขโดเมนได้เท่านั้น ด้วยกระบวนการง่ายๆ นี้ คุณสามารถอนุญาตให้ผู้ใช้หลายรายเข้าถึงเวิร์กบุ๊กในขณะที่จำกัดสิ่งที่พวกเขาสามารถแก้ไขได้

รูป A แสดงแผ่นงาน Excel อย่างง่าย พนักงานห้าคนต้องป้อนมูลค่าการขายในระดับภูมิภาค คุณต้องการให้พนักงานแต่ละคนสามารถแก้ไขคอลัมน์ของตนเองได้โดยไม่ต้องเข้าถึงคอลัมน์ของพนักงานคนอื่น เรามีพนักงานห้าคน ดังนั้นเราจะปกป้องโดเมนห้าโดเมนด้วยรหัสผ่านที่แตกต่างกันห้ารหัส ถ้าคุณต้องการมากกว่าหนึ่งคนในการเข้าถึงโดเมนเดียวกัน เพียงแค่ส่งรหัสผ่านที่เหมาะสม

รูป A

จำกัดการเข้าถึงแต่ละโดเมนโดยการป้องกันด้วยรหัสผ่านโดเมน

ตอนนี้ มาตั้งค่าโดเมนของ Emily ดังนี้:

  1. เลือก C3:C6 ซึ่งเป็นคอลัมน์ Emily
  2. คลิกแท็บรีวิว
  3. ในกลุ่มการป้องกัน คลิกอนุญาตให้แก้ไขโดเมน
  4. ในกล่องโต้ตอบผลลัพธ์ คลิกใหม่ ป้อนที่อยู่ “Emily” และเมื่อตั้งค่ารหัสผ่าน โปรดทราบว่ารหัสผ่านต้องคำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่
  5. Excel ได้เติมการตั้งค่าช่วงด้วย $C$3: $C$6 (รูป B).
  6. ในช่องรหัสผ่าน ให้ป้อน “Emily” ด้วย
  7. คลิกตกลง
  8. เมื่อได้รับแจ้ง ให้ป้อนรหัสผ่านอีกครั้ง
  9. คลิกป้องกันแผ่นงาน
  10. ในกล่องโต้ตอบผลลัพธ์ ให้ป้อนรหัสผ่านสำหรับแผ่นงาน เช่น “pw” (รูป C). ณ จุดนี้ คุณสามารถอนุญาตงานเฉพาะที่ Excel ไม่อนุญาตในแผ่นงานที่มีการป้องกัน เช่น การเรียงลำดับ ในขณะนี้คุณไม่ได้ตรวจสอบอะไรเลย เพียงคลิกตกลง
  11. ป้อน “Emily” เมื่อได้รับแจ้งให้ป้อนรหัสผ่านโดเมน
  12. คลิกตกลง

รูป B

Excel ได้กรอกช่วงแล้ว

รูป C

ป้อนรหัสผ่านสำหรับกระดาษ ขณะนี้มีรหัสผ่านสองรหัส: รหัสหนึ่งสำหรับ Emily และอีกรหัสสำหรับกระดาษ

ณ จุดนี้ เฉพาะผู้ใช้ที่รู้รหัสผ่านช่วงสำหรับคอลัมน์ Emily เท่านั้นที่สามารถแก้ไขเซลล์เหล่านั้นได้ มีโดเมนอื่นอีกสี่โดเมนที่ต้องได้รับการปกป้อง

โดยใช้คำแนะนำข้างต้น สร้างรหัสผ่านโดเมนสำหรับพนักงานคนอื่นๆ — อาจจะเป็น John, Susan, Kevin และ Mary — โดยใช้ชื่อของพวกเขาเป็นรหัสผ่าน รหัสผ่านสำหรับแผ่นงานจะเป็น “pw” เสมอ

เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะมีรหัสผ่านหกรหัส: Emily, John, Susan, Kevin, Mary และ pw มีเพียงคุณเท่านั้นที่รู้รหัสผ่านสำหรับกระดาษ คุณจะต้องใช้สิ่งนี้เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงแผ่นงาน

รหัสผ่านเหล่านี้ง่ายต่อการทำให้ตัวอย่างง่ายขึ้น เมื่อนำไปใช้กับงานของคุณเอง อย่าใช้ชื่อเป็นรหัสผ่าน ผู้ใช้รายอื่นสามารถถอดรหัสรหัสผ่านที่ชัดเจนประเภทนี้ได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม อย่าใช้รหัสผ่านโดเมนเป็นมาตรการรักษาความปลอดภัยที่ร้ายแรง การใช้รหัสผ่านเหล่านี้ป้องกันอุบัติเหตุ ตัวอย่างเช่น หากไม่มีรหัสผ่านโดเมน Kevin อาจป้อนข้อมูลของเขาลงในคอลัมน์ของ Mary โดยไม่ได้ตั้งใจโดยที่ไม่รู้ตัว รหัสผ่านโดเมนมีไว้เพื่อป้องกันอุบัติเหตุ

เช่นเดียวกับรหัสผ่านแผ่นงาน ใช้อันที่จำง่ายแต่ไม่ชัดเจนมาก

วิธีใช้รหัสผ่านช่วงเพื่อป้อนข้อมูลลงในเซลล์ที่ได้รับการป้องกันใน Excel

ด้วยรหัสผ่านป้องกันโดเมนพนักงานทั้ง 5 แห่ง ลองป้อนบางอย่างลงในคอลัมน์ของ Emily แล้วดูว่าเกิดอะไรขึ้น:

  1. เลือก C3 และป้อนอะไรก็ได้ ทันทีที่คุณพิมพ์อักขระตัวแรก Excel จะแสดงพรอมต์รหัสผ่านของแผ่นงานที่แสดงใน รูป d.
  2. ป้อน “เอมิลี่” แล้วคลิกตกลง
  3. ลองอีกครั้ง. คราวนี้ Excel จะอนุญาตให้คุณแก้ไข C3:C6

รูป d

คุณต้องรู้รหัสผ่านของ Emily เพื่อแก้ไขคอลัมน์ของเธอ

เลือกเซลล์ที่อยู่นอกช่วงข้อมูลและลองป้อนค่า คราวนี้ Excel จะแสดงข้อความที่แสดงในรูปแบบ . format รูป E. เราไม่ได้ใช้รหัสผ่านช่วงกับเซลล์หรือช่วงใดๆ นอกช่วงข้อมูล แต่ Excel ยังคงปกป้องเซลล์เหล่านั้น คุณต้องทราบรหัสผ่านของแผ่นงานเพื่อแก้ไขเซลล์อื่นๆ

รูป E

คุณต้องทราบรหัสผ่านแผ่นงานเพื่อแก้ไขสิ่งใด ๆ นอกช่วงรหัสผ่าน

คุณลักษณะนี้มีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะอนุญาตให้มีหลายโดเมน ผู้ใช้ และรหัสผ่าน นอกจากนี้ยังฉลาดพอที่จะปกป้องทั้งแผ่นงาน

#วธใชรหสผานเพอใหผใชเขาถงเวรกบก #Microsoft #Excel #ประเภทตางๆ

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *