10 สุดยอด Hacks สำหรับ Microsoft Excel

10 สุดยอด Hacks สำหรับ Microsoft Excel

ผู้คนหลายล้านคนทั่วโลกใช้ Microsoft Excel เพื่อจัดการกับงานสำนักงานและการทำงานทุกประเภท เป็นโปรแกรมที่ง่ายต่อการหยิบใช้ และคนส่วนใหญ่เริ่มคุ้นเคยกับการใช้งานอย่างรวดเร็ว

แต่เพื่อให้เชี่ยวชาญจริงๆ คุณอาจใช้เวลาหลายปีในการทำงานผ่านงานต่างๆ ที่ไม่รู้จบ หรือเข้าร่วมกับเราในขณะที่เรามาดูทางลัด เคล็ดลับ และเคล็ดลับ 10 ประการที่จะช่วยให้คุณก้าวไปสู่การเป็น Excel pro ในเวลาไม่นานเลย

1. (สั้น) ตัดให้ไล่

เช่นเดียวกับโปรแกรมอื่นๆ ส่วนใหญ่ Excel มีแป้นพิมพ์ลัดที่ตั้งโปรแกรมไว้ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องคลิกที่หน้าจอทั้งหมด หรือทำงานในเมนูต่างๆ เพื่อทำงานให้เสร็จลุล่วง

ปัญหาเดียวคือมีคำย่อมากเกินไป – มากเกินไปที่จะแสดงรายการทั้งหมดที่นี่ อย่างไรก็ตาม Excel เวอร์ชันใหม่กว่าจะแสดงปุ่มทั้งหมดให้คุณกดเพื่อเข้าถึงตัวเลือกจากริบบิ้น

แค่ กด ALT หากต้องการแสดงคีย์ที่คุณต้องการสำหรับแท็บบนริบบอน (เช่น เมนูแทรกคือ N) จากนั้นคุณจะเห็นคีย์สำหรับแต่ละตัวเลือก อีกวิธีหนึ่ง การวางเคอร์เซอร์เหนือตัวเลือกที่คุณต้องการจะแสดงคำแนะนำเครื่องมือ และแสดงแป้นพิมพ์ลัดที่เกี่ยวข้องด้วย

ตัวอย่างเช่น ตัวย่อสำหรับรูปร่าง 3 มิติคือ ALT ตามด้วย N ตามด้วย S และสุดท้าย 3 อย่ากดทั้งหมด – ทำแต่ละปุ่มตามลำดับ หากคุณต้องการดูแป้นพิมพ์ลัดสำหรับงานเฉพาะ Microsoft มีไฟล์ รายการที่ดี สำหรับ Excel ทุกรุ่น

แนวคิดก็คือ สำหรับงานที่ต้องทำซ้ำๆ กัน คุณสามารถพัฒนาความจำของกล้ามเนื้อและก้าวไปข้างหน้าได้เช่นเดียวกับการคัดลอกและวาง มีประโยชน์อย่างมากในการเร่งประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งคุณจะพบได้มากกว่านี้ในบทความนี้

2. ดับเบิ้ลคลิกเพื่อเติมอย่างรวดเร็ว

ถ้าคุณมีชุดข้อมูลจำนวนมากที่คุณต้องการเรียกใช้สูตรเดียวกัน คุณไม่จำเป็นต้องลากหรือคัดลอกเซลล์สูตรดั้งเดิมในเซลล์อื่นๆ ทั้งหมด

เพียงวางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือไฟล์ มุมขวาล่างของเซลล์ ตัวชี้จะเปลี่ยนรูปร่างและสี

นั่นคือเมื่อคุณสามารถ ดับเบิ้ลคลิก สูตรจะถูกคัดลอกลงไปตามจำนวนเซลล์ที่มีข้อมูลต่อเนื่องกัน

3. สร้างแผนภูมิและกราฟอย่างมืออาชีพ

การนำเสนอข้อมูลในรูปแบบของแผนภูมิหรือกราฟเป็นงานที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งสำหรับผู้ใช้ Excel ส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม มีหลายประเภทและตัวเลือกรูปแบบให้เลือก จึงไม่ง่ายเสมอไปที่จะรู้ว่าอะไรดีที่สุดที่จะใช้หรือทำอย่างไร

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการทำให้การแสดงภาพข้อมูลของคุณสะอาดและชัดเจน

ก่อนอื่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจับคู่ประเภทแผนภูมิที่ถูกต้องกับข้อมูลที่คุณมี ตัวอย่างเช่น ข้อมูลจากตัวแปรตามหมวดหมู่ (เช่น รายได้ต่อไตรมาส จำนวนยอดขายสำหรับสินค้าเฉพาะ) ควรแสดงโดยใช้แผนภูมิแท่งหรือแผนภูมิวงกลม หรือกราฟเส้น

ข้อมูลจากกลุ่มตัวแปรต่อเนื่อง (เช่น อัตราการเกิดปฏิกิริยาเทียบกับความเข้มข้น) ควรแสดงโดยใช้กราฟการกระจาย XY

กราฟที่ฝังอยู่ในเวิร์กชีตสามารถจัดแนวกับเส้นขอบของเซลล์ได้โดยการกด ALT ค้างไว้ขณะย้ายกราฟ หรือโดยการเปิดใช้งาน Snap to Grid ในตัวเลือกการจัดรูปแบบกราฟ (คลิกที่กราฟแล้วกด ALT, J, A, A, A , P)

นอกจากนี้ อย่ารู้สึกว่าคุณจำเป็นต้องเพิ่มคำอธิบายให้กับทุกแผนภูมิที่คุณสร้าง: ในแผนภูมิวงกลม มักจะมีที่ว่างมากมายให้เพิ่มข้อมูลนั้นลงในสไลด์ด้วยตัวมันเอง แต่แทบจะไม่เกิดขึ้นในกรณีของแผนภูมิแท่ง

ถ้าคุณต้องการแสดงแผนภูมิสองประเภทที่แตกต่างกันในประเภทเดียวกัน คุณสามารถทำได้โดยเน้นข้อมูลที่คุณต้องการแสดงบนแผนภูมิเดียวกัน แล้วเลือกคำสั่งผสมจากหน้าต่างการเลือกแผนภูมิ (ALT, N, K)

โปรดทราบว่าเมื่อสร้างกราฟแบบผสม ควรวางชุดข้อมูลชุดใดชุดหนึ่งไว้บนแกนทุติยภูมิ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถแสดงการวัดแนวตั้งสองแบบที่แตกต่างกัน ซึ่งจะช่วยเพิ่มมูลค่าของแผนภูมิ

4. การเรียนรู้ด้วยปุ่มเดียว

เมื่อคัดลอกสูตรข้ามเซลล์ บางครั้งคุณต้องการให้สูตรใช้ค่าคงที่หนึ่งค่ากับค่าอื่นๆ ทั้งหมดเสมอ ถึงฉัน ล็อกเซลล์ แถว หรือคอลัมน์ ในสูตร คุณต้องใช้เครื่องหมายดอลลาร์ก่อนตัวอักษรหรือตัวเลข

สมมติว่าสูตร =C3 * D3 และเราต้องการติดและใช้ค่าในเซลล์ C3 เสมอ

ตอนนี้สูตรจะอ่านว่า =3 ดอลลาร์แคนาดา*D3 และ C3 จะถูกใช้เสมอ ไม่ว่าคุณจะคัดลอกสูตรจากที่ใด

วิธีที่รวดเร็วในการใช้เครื่องหมายดอลลาร์เหล่านี้เมื่อพิมพ์สูตรของคุณคือการกด F4 บนแป้นพิมพ์และ Bingo! นอกจากนี้ยังใช้งานได้กับอักขระตัวเดียวที่ไฮไลต์ เช่น ป้ายชื่อคอลัมน์ แล้วกด F4

5. เขียนครั้งเดียวเติมหลายๆ

หากคุณต้องการป้อนข้อมูลเดียวกันลงในหลายเซลล์ ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด มีวิธีที่รวดเร็วในการทำ เลือกแถว คอลัมน์ หรือเซลล์ที่คุณต้องการเพิ่มค่าเดียวกัน

หมายเหตุ ถ้าเซลล์กระจัดกระจายอยู่รอบๆ สเปรดชีต ให้กด CTRL ค้างไว้ในขณะที่คลิกซ้ายบนเซลล์ที่คุณต้องการ

ในขณะที่เซลล์ที่เลือกทั้งหมดยังคงถูกไฮไลท์อยู่ ให้พิมพ์ค่าที่คุณต้องการป้อน (ข้อความและ/หรือตัวเลข) จากนั้นกด CTRL + Enter ตอนนี้คุณจะมีเซลล์ใหม่มากมายเต็มไปหมด!

6. ตารางด่วน กราฟด่วน การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว

ตารางเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแสดงข้อมูลเพื่อให้อ่านง่ายขึ้น และใช่ มีวิธีที่รวดเร็วในการแสดงข้อมูล ไฮไลท์เซลล์ที่คุณต้องการในตาราง กด ALT ตามด้วย N ตามด้วย T

คุณจะเห็นหน้าต่างยืนยันการเลือกของคุณ จากนั้นกด Enter คุณจะเห็นว่ามีตัวกรองอัตโนมัติสำหรับแต่ละคอลัมน์และแฟล็กที่มุมล่างขวา ซึ่งเมื่อคุณแตะค้างไว้ จะเป็นการดึงแถวหรือคอลัมน์เพิ่มเติมขึ้นมาเสมอ

หลังจากทำตารางเสร็จแล้ว ให้คลิกขวาที่ส่วนใดๆ ของตาราง แล้วเลือกตัวเลือกการวิเคราะห์ด่วนที่อยู่ตรงกลาง ที่นี่ คุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบตารางได้อย่างรวดเร็ว และเพิ่มการคำนวณอัตโนมัติ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แผนภูมิ และตารางสาระสำคัญ

และพูดถึงตารางเดือย…

7. จัดการโต๊ะขนาดใหญ่โดยไม่ต้องกลัว

ผู้ใช้ Excel ทั่วไปอาจต้องเผชิญกับตารางข้อมูลขนาดใหญ่ตลอดเวลา การแฮ็กข้อมูลเหล่านี้เพื่อเปรียบเทียบแง่มุมต่างๆ อาจยุ่งยากและนำไปสู่ข้อผิดพลาดเมื่อพยายามอ่านข้อมูล

ตารางเดือย ช่วยให้คุณสามารถกรองข้อมูลตามส่วนที่คุณต้องการเท่านั้น ทำให้วิเคราะห์และสรุปข้อมูลจากชุดข้อมูลขนาดใหญ่ได้ง่ายขึ้น ตาราง Pivot จะไม่ส่งผลต่อแหล่งข้อมูล ดังนั้นคุณจึงสามารถสับและเปลี่ยนตาราง Pivot ได้โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการลบสิ่งที่สำคัญ

สมมติว่าคุณมีบางอย่างเช่นตารางด้านล่าง และคุณต้องการเปรียบเทียบบางส่วนเท่านั้น ขั้นตอนแรกคือการกด ALT จากนั้นกด N, V ​​และสุดท้าย T

หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกทั้งตารางแล้ว รวมถึงส่วนหัวของคอลัมน์และแถวทั้งหมด จากนั้นเลือกว่าคุณต้องการให้ตารางสาระสำคัญอยู่ในเวิร์กชีตเดียวกันหรือในแผ่นงานใหม่ แล้วกด Enter

คุณจะพบกับโต๊ะว่างๆ และทางด้านขวาของหน้าจอจะเป็นเมนูที่คุณสามารถเลือกคอลัมน์ที่ต้องการดูได้

ตามค่าเริ่มต้น กระบวนการจะเพิ่มผลรวมสำหรับแต่ละคอลัมน์ที่แสดง แต่สามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยไปที่ส่วนค่าที่มุม คลิกลูกศรแบบเลื่อนลง เลือกตัวเลือกด้านล่าง และสวัสดี Presto!

คุณสามารถเพิ่มป้ายกำกับที่กำหนดเองและเปลี่ยนแปลงสิ่งที่แสดงสำหรับข้อมูลสรุปต่างๆ ได้ การไฮไลต์เซลล์สรุป จากนั้นกด ALT, J, T จากนั้น G จะนำหน้าต่างตัวเลือกกลับมาอีกครั้งหากคุณต้องการแก้ไข

การเรียนรู้การใช้ pivot table อย่างเชี่ยวชาญสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ หรืออย่างน้อยที่สุด ก็เปลี่ยนข้อมูลที่ยุ่งเหยิงให้กลายเป็นสิ่งที่เข้าใจได้ง่ายขึ้น

8. ตั้งชื่อตารางของคุณเพื่อการนำทางที่หรูหรา

แม้ว่าการค้นหาค่าในตารางขนาดใหญ่สามารถทำได้โดยสมบูรณ์โดยใช้ฟังก์ชันการค้นหา (CTRL + F) แต่บางครั้งก็เป็นการดีกว่าที่จะจัดระเบียบทุกอย่างโดยตั้งชื่อเฉพาะส่วนต่างๆ ของตาราง

เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้เน้นส่วนของตารางที่คุณต้องการตั้งชื่อ จากนั้นไปที่ส่วนสูตรของ Ribbon (ALT, M) หรือคลิกขวาที่ส่วนที่ไฮไลต์ คุณจะเห็นตัวเลือก “เลือกชื่อ” และคลิกเพื่อเปิดหน้าต่างใหม่

ป้อนชื่อที่คุณต้องการสำหรับส่วนนี้ของตาราง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้ใช้ช่องว่างใด ๆ คุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นได้ ณ จุดนี้เพื่อช่วยให้ผู้อื่นเห็นว่าชื่อดังกล่าวบ่งบอกอะไร

เมื่อคุณตั้งชื่อส่วนทั้งหมดที่คุณต้องการแล้ว คุณสามารถนำทางไปยังส่วนเหล่านั้นได้โดยใช้กล่องชื่อ ด้านซ้ายของฟิลด์สูตร หรือไปที่ มุมมอง บน Ribbon (ALT, W) แล้วเลือก การนำทาง (ALT, W), K) .

ที่นี่คุณจะเห็นส่วนที่มีชื่อทั้งหมดของสเปรดชีต และการคลิกส่วนใดส่วนหนึ่งจะนำคุณไปยังส่วนนั้นโดยตรง คุณสามารถแก้ไขหรือลบชื่อได้อย่างรวดเร็วด้วยตัวจัดการชื่อ (ALT, M, N)

9. มิเรอร์ข้อมูลระหว่างแถวและคอลัมน์อย่างมืออาชีพ

หากคุณมีตารางที่ข้อมูลถูกจัดเรียงเป็นแถว (แนวนอน) แต่คุณต้องการให้เป็นคอลัมน์หรือในทางกลับกัน มีวิธีที่รวดเร็วในการดำเนินการ เน้นทุกสิ่งที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงแล้วคัดลอก (CTRL + C)

จากนั้นเลือกเซลล์ในสเปรดชีต คลิกขวาและเลือก แป้งพิเศษ. หากรายการเป็นรายการคำ ให้แตะ การขนย้ายแต่ถ้าคุณเห็นเฉพาะตารางไอคอน ให้เลือกไอคอนที่แสดงด้านล่าง

วิธีการนี้เปลี่ยนจากแถวเป็นคอลัมน์และในทางกลับกัน คุณสามารถใส่ข้อมูลที่แก้ไขแล้วลงในเค้าโครงดั้งเดิมได้

10. ข้อมูลด่วนเกี่ยวกับข้อมูลของคุณ

บางครั้ง เมื่อดูกองค่าจำนวนมากในสเปรดชีต สิ่งที่คุณอยากได้ก็คือค่าเฉลี่ยด่วน ผลรวม หรือแม้แต่ผลรวมของส่วนที่เลือก ไม่ใช่ทั้งแถวหรือคอลัมน์ แน่นอน คุณสามารถทำเช่นนี้ได้ด้วยสูตร แต่ Excel เวอร์ชันล่าสุดจะทำสิ่งนี้โดยอัตโนมัติสำหรับการเลือกใดๆ

เน้นค่าที่คุณต้องการตรวจสอบแล้วดูที่แถบด้านล่างของหน้าต่าง Excel…

คุณจะเห็นค่าเฉลี่ย (ค่าเฉลี่ยเลขคณิต) การนับ (จำนวนเซลล์) และผลรวมของค่า คลิกที่ใดก็ได้และหมายเลขนั้นจะถูกคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดเพื่อใช้ในภายหลัง

นี่คือ: 10 เคล็ดลับและแฮ็ก Microsoft Excel ยอดนิยม หากคุณมีวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำสิ่งต่างๆ กับสเปรดชีต ให้แบ่งปันความรู้ของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง

คุณอาจต้องการตรวจสอบเว็บไซต์ของเรา 10 สุดยอด Hacks สำหรับ Microsoft Word.

#สดยอด #Hacks #สำหรบ #Microsoft #Excel

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *