ผู้คนหลายล้านคนทั่วโลกใช้ Microsoft Excel เพื่อจัดการกับงานสำนักงานและการทำงานทุกประเภท เป็นโปรแกรมที่ง่ายต่อการหยิบใช้ และคนส่วนใหญ่เริ่มคุ้นเคยกับการใช้งานอย่างรวดเร็ว
แต่เพื่อให้เชี่ยวชาญจริงๆ คุณอาจใช้เวลาหลายปีในการทำงานผ่านงานต่างๆ ที่ไม่รู้จบ หรือเข้าร่วมกับเราในขณะที่เรามาดูทางลัด เคล็ดลับ และเคล็ดลับ 10 ประการที่จะช่วยให้คุณก้าวไปสู่การเป็น Excel pro ในเวลาไม่นานเลย
1. (สั้น) ตัดให้ไล่
เช่นเดียวกับโปรแกรมอื่นๆ ส่วนใหญ่ Excel มีแป้นพิมพ์ลัดที่ตั้งโปรแกรมไว้ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องคลิกที่หน้าจอทั้งหมด หรือทำงานในเมนูต่างๆ เพื่อทำงานให้เสร็จลุล่วง
ปัญหาเดียวคือมีคำย่อมากเกินไป – มากเกินไปที่จะแสดงรายการทั้งหมดที่นี่ อย่างไรก็ตาม Excel เวอร์ชันใหม่กว่าจะแสดงปุ่มทั้งหมดให้คุณกดเพื่อเข้าถึงตัวเลือกจากริบบิ้น
แค่ กด ALT หากต้องการแสดงคีย์ที่คุณต้องการสำหรับแท็บบนริบบอน (เช่น เมนูแทรกคือ N) จากนั้นคุณจะเห็นคีย์สำหรับแต่ละตัวเลือก อีกวิธีหนึ่ง การวางเคอร์เซอร์เหนือตัวเลือกที่คุณต้องการจะแสดงคำแนะนำเครื่องมือ และแสดงแป้นพิมพ์ลัดที่เกี่ยวข้องด้วย
ตัวอย่างเช่น ตัวย่อสำหรับรูปร่าง 3 มิติคือ ALT ตามด้วย N ตามด้วย S และสุดท้าย 3 อย่ากดทั้งหมด – ทำแต่ละปุ่มตามลำดับ หากคุณต้องการดูแป้นพิมพ์ลัดสำหรับงานเฉพาะ Microsoft มีไฟล์ รายการที่ดี สำหรับ Excel ทุกรุ่น
แนวคิดก็คือ สำหรับงานที่ต้องทำซ้ำๆ กัน คุณสามารถพัฒนาความจำของกล้ามเนื้อและก้าวไปข้างหน้าได้เช่นเดียวกับการคัดลอกและวาง มีประโยชน์อย่างมากในการเร่งประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งคุณจะพบได้มากกว่านี้ในบทความนี้
2. ดับเบิ้ลคลิกเพื่อเติมอย่างรวดเร็ว
ถ้าคุณมีชุดข้อมูลจำนวนมากที่คุณต้องการเรียกใช้สูตรเดียวกัน คุณไม่จำเป็นต้องลากหรือคัดลอกเซลล์สูตรดั้งเดิมในเซลล์อื่นๆ ทั้งหมด
เพียงวางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือไฟล์ มุมขวาล่างของเซลล์ ตัวชี้จะเปลี่ยนรูปร่างและสี
นั่นคือเมื่อคุณสามารถ ดับเบิ้ลคลิก สูตรจะถูกคัดลอกลงไปตามจำนวนเซลล์ที่มีข้อมูลต่อเนื่องกัน
3. สร้างแผนภูมิและกราฟอย่างมืออาชีพ
การนำเสนอข้อมูลในรูปแบบของแผนภูมิหรือกราฟเป็นงานที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งสำหรับผู้ใช้ Excel ส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม มีหลายประเภทและตัวเลือกรูปแบบให้เลือก จึงไม่ง่ายเสมอไปที่จะรู้ว่าอะไรดีที่สุดที่จะใช้หรือทำอย่างไร
ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการทำให้การแสดงภาพข้อมูลของคุณสะอาดและชัดเจน
ก่อนอื่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจับคู่ประเภทแผนภูมิที่ถูกต้องกับข้อมูลที่คุณมี ตัวอย่างเช่น ข้อมูลจากตัวแปรตามหมวดหมู่ (เช่น รายได้ต่อไตรมาส จำนวนยอดขายสำหรับสินค้าเฉพาะ) ควรแสดงโดยใช้แผนภูมิแท่งหรือแผนภูมิวงกลม หรือกราฟเส้น
ข้อมูลจากกลุ่มตัวแปรต่อเนื่อง (เช่น อัตราการเกิดปฏิกิริยาเทียบกับความเข้มข้น) ควรแสดงโดยใช้กราฟการกระจาย XY
กราฟที่ฝังอยู่ในเวิร์กชีตสามารถจัดแนวกับเส้นขอบของเซลล์ได้โดยการกด ALT ค้างไว้ขณะย้ายกราฟ หรือโดยการเปิดใช้งาน Snap to Grid ในตัวเลือกการจัดรูปแบบกราฟ (คลิกที่กราฟแล้วกด ALT, J, A, A, A , P)
นอกจากนี้ อย่ารู้สึกว่าคุณจำเป็นต้องเพิ่มคำอธิบายให้กับทุกแผนภูมิที่คุณสร้าง: ในแผนภูมิวงกลม มักจะมีที่ว่างมากมายให้เพิ่มข้อมูลนั้นลงในสไลด์ด้วยตัวมันเอง แต่แทบจะไม่เกิดขึ้นในกรณีของแผนภูมิแท่ง
ถ้าคุณต้องการแสดงแผนภูมิสองประเภทที่แตกต่างกันในประเภทเดียวกัน คุณสามารถทำได้โดยเน้นข้อมูลที่คุณต้องการแสดงบนแผนภูมิเดียวกัน แล้วเลือกคำสั่งผสมจากหน้าต่างการเลือกแผนภูมิ (ALT, N, K)
โปรดทราบว่าเมื่อสร้างกราฟแบบผสม ควรวางชุดข้อมูลชุดใดชุดหนึ่งไว้บนแกนทุติยภูมิ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถแสดงการวัดแนวตั้งสองแบบที่แตกต่างกัน ซึ่งจะช่วยเพิ่มมูลค่าของแผนภูมิ
4. การเรียนรู้ด้วยปุ่มเดียว
เมื่อคัดลอกสูตรข้ามเซลล์ บางครั้งคุณต้องการให้สูตรใช้ค่าคงที่หนึ่งค่ากับค่าอื่นๆ ทั้งหมดเสมอ ถึงฉัน ล็อกเซลล์ แถว หรือคอลัมน์ ในสูตร คุณต้องใช้เครื่องหมายดอลลาร์ก่อนตัวอักษรหรือตัวเลข
สมมติว่าสูตร =C3 * D3 และเราต้องการติดและใช้ค่าในเซลล์ C3 เสมอ
ตอนนี้สูตรจะอ่านว่า =3 ดอลลาร์แคนาดา*D3 และ C3 จะถูกใช้เสมอ ไม่ว่าคุณจะคัดลอกสูตรจากที่ใด
วิธีที่รวดเร็วในการใช้เครื่องหมายดอลลาร์เหล่านี้เมื่อพิมพ์สูตรของคุณคือการกด F4 บนแป้นพิมพ์และ Bingo! นอกจากนี้ยังใช้งานได้กับอักขระตัวเดียวที่ไฮไลต์ เช่น ป้ายชื่อคอลัมน์ แล้วกด F4
5. เขียนครั้งเดียวเติมหลายๆ
หากคุณต้องการป้อนข้อมูลเดียวกันลงในหลายเซลล์ ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด มีวิธีที่รวดเร็วในการทำ เลือกแถว คอลัมน์ หรือเซลล์ที่คุณต้องการเพิ่มค่าเดียวกัน
หมายเหตุ ถ้าเซลล์กระจัดกระจายอยู่รอบๆ สเปรดชีต ให้กด CTRL ค้างไว้ในขณะที่คลิกซ้ายบนเซลล์ที่คุณต้องการ
ในขณะที่เซลล์ที่เลือกทั้งหมดยังคงถูกไฮไลท์อยู่ ให้พิมพ์ค่าที่คุณต้องการป้อน (ข้อความและ/หรือตัวเลข) จากนั้นกด CTRL + Enter ตอนนี้คุณจะมีเซลล์ใหม่มากมายเต็มไปหมด!
6. ตารางด่วน กราฟด่วน การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว
ตารางเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแสดงข้อมูลเพื่อให้อ่านง่ายขึ้น และใช่ มีวิธีที่รวดเร็วในการแสดงข้อมูล ไฮไลท์เซลล์ที่คุณต้องการในตาราง กด ALT ตามด้วย N ตามด้วย T
คุณจะเห็นหน้าต่างยืนยันการเลือกของคุณ จากนั้นกด Enter คุณจะเห็นว่ามีตัวกรองอัตโนมัติสำหรับแต่ละคอลัมน์และแฟล็กที่มุมล่างขวา ซึ่งเมื่อคุณแตะค้างไว้ จะเป็นการดึงแถวหรือคอลัมน์เพิ่มเติมขึ้นมาเสมอ
หลังจากทำตารางเสร็จแล้ว ให้คลิกขวาที่ส่วนใดๆ ของตาราง แล้วเลือกตัวเลือกการวิเคราะห์ด่วนที่อยู่ตรงกลาง ที่นี่ คุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบตารางได้อย่างรวดเร็ว และเพิ่มการคำนวณอัตโนมัติ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แผนภูมิ และตารางสาระสำคัญ
และพูดถึงตารางเดือย…
7. จัดการโต๊ะขนาดใหญ่โดยไม่ต้องกลัว
ผู้ใช้ Excel ทั่วไปอาจต้องเผชิญกับตารางข้อมูลขนาดใหญ่ตลอดเวลา การแฮ็กข้อมูลเหล่านี้เพื่อเปรียบเทียบแง่มุมต่างๆ อาจยุ่งยากและนำไปสู่ข้อผิดพลาดเมื่อพยายามอ่านข้อมูล
ตารางเดือย ช่วยให้คุณสามารถกรองข้อมูลตามส่วนที่คุณต้องการเท่านั้น ทำให้วิเคราะห์และสรุปข้อมูลจากชุดข้อมูลขนาดใหญ่ได้ง่ายขึ้น ตาราง Pivot จะไม่ส่งผลต่อแหล่งข้อมูล ดังนั้นคุณจึงสามารถสับและเปลี่ยนตาราง Pivot ได้โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการลบสิ่งที่สำคัญ
สมมติว่าคุณมีบางอย่างเช่นตารางด้านล่าง และคุณต้องการเปรียบเทียบบางส่วนเท่านั้น ขั้นตอนแรกคือการกด ALT จากนั้นกด N, V และสุดท้าย T
หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกทั้งตารางแล้ว รวมถึงส่วนหัวของคอลัมน์และแถวทั้งหมด จากนั้นเลือกว่าคุณต้องการให้ตารางสาระสำคัญอยู่ในเวิร์กชีตเดียวกันหรือในแผ่นงานใหม่ แล้วกด Enter
คุณจะพบกับโต๊ะว่างๆ และทางด้านขวาของหน้าจอจะเป็นเมนูที่คุณสามารถเลือกคอลัมน์ที่ต้องการดูได้
ตามค่าเริ่มต้น กระบวนการจะเพิ่มผลรวมสำหรับแต่ละคอลัมน์ที่แสดง แต่สามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยไปที่ส่วนค่าที่มุม คลิกลูกศรแบบเลื่อนลง เลือกตัวเลือกด้านล่าง และสวัสดี Presto!
คุณสามารถเพิ่มป้ายกำกับที่กำหนดเองและเปลี่ยนแปลงสิ่งที่แสดงสำหรับข้อมูลสรุปต่างๆ ได้ การไฮไลต์เซลล์สรุป จากนั้นกด ALT, J, T จากนั้น G จะนำหน้าต่างตัวเลือกกลับมาอีกครั้งหากคุณต้องการแก้ไข
การเรียนรู้การใช้ pivot table อย่างเชี่ยวชาญสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ หรืออย่างน้อยที่สุด ก็เปลี่ยนข้อมูลที่ยุ่งเหยิงให้กลายเป็นสิ่งที่เข้าใจได้ง่ายขึ้น
8. ตั้งชื่อตารางของคุณเพื่อการนำทางที่หรูหรา
แม้ว่าการค้นหาค่าในตารางขนาดใหญ่สามารถทำได้โดยสมบูรณ์โดยใช้ฟังก์ชันการค้นหา (CTRL + F) แต่บางครั้งก็เป็นการดีกว่าที่จะจัดระเบียบทุกอย่างโดยตั้งชื่อเฉพาะส่วนต่างๆ ของตาราง
เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้เน้นส่วนของตารางที่คุณต้องการตั้งชื่อ จากนั้นไปที่ส่วนสูตรของ Ribbon (ALT, M) หรือคลิกขวาที่ส่วนที่ไฮไลต์ คุณจะเห็นตัวเลือก “เลือกชื่อ” และคลิกเพื่อเปิดหน้าต่างใหม่
ป้อนชื่อที่คุณต้องการสำหรับส่วนนี้ของตาราง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้ใช้ช่องว่างใด ๆ คุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นได้ ณ จุดนี้เพื่อช่วยให้ผู้อื่นเห็นว่าชื่อดังกล่าวบ่งบอกอะไร
เมื่อคุณตั้งชื่อส่วนทั้งหมดที่คุณต้องการแล้ว คุณสามารถนำทางไปยังส่วนเหล่านั้นได้โดยใช้กล่องชื่อ ด้านซ้ายของฟิลด์สูตร หรือไปที่ มุมมอง บน Ribbon (ALT, W) แล้วเลือก การนำทาง (ALT, W), K) .
ที่นี่คุณจะเห็นส่วนที่มีชื่อทั้งหมดของสเปรดชีต และการคลิกส่วนใดส่วนหนึ่งจะนำคุณไปยังส่วนนั้นโดยตรง คุณสามารถแก้ไขหรือลบชื่อได้อย่างรวดเร็วด้วยตัวจัดการชื่อ (ALT, M, N)
9. มิเรอร์ข้อมูลระหว่างแถวและคอลัมน์อย่างมืออาชีพ
หากคุณมีตารางที่ข้อมูลถูกจัดเรียงเป็นแถว (แนวนอน) แต่คุณต้องการให้เป็นคอลัมน์หรือในทางกลับกัน มีวิธีที่รวดเร็วในการดำเนินการ เน้นทุกสิ่งที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงแล้วคัดลอก (CTRL + C)
จากนั้นเลือกเซลล์ในสเปรดชีต คลิกขวาและเลือก แป้งพิเศษ. หากรายการเป็นรายการคำ ให้แตะ การขนย้ายแต่ถ้าคุณเห็นเฉพาะตารางไอคอน ให้เลือกไอคอนที่แสดงด้านล่าง
วิธีการนี้เปลี่ยนจากแถวเป็นคอลัมน์และในทางกลับกัน คุณสามารถใส่ข้อมูลที่แก้ไขแล้วลงในเค้าโครงดั้งเดิมได้
10. ข้อมูลด่วนเกี่ยวกับข้อมูลของคุณ
บางครั้ง เมื่อดูกองค่าจำนวนมากในสเปรดชีต สิ่งที่คุณอยากได้ก็คือค่าเฉลี่ยด่วน ผลรวม หรือแม้แต่ผลรวมของส่วนที่เลือก ไม่ใช่ทั้งแถวหรือคอลัมน์ แน่นอน คุณสามารถทำเช่นนี้ได้ด้วยสูตร แต่ Excel เวอร์ชันล่าสุดจะทำสิ่งนี้โดยอัตโนมัติสำหรับการเลือกใดๆ
เน้นค่าที่คุณต้องการตรวจสอบแล้วดูที่แถบด้านล่างของหน้าต่าง Excel…
คุณจะเห็นค่าเฉลี่ย (ค่าเฉลี่ยเลขคณิต) การนับ (จำนวนเซลล์) และผลรวมของค่า คลิกที่ใดก็ได้และหมายเลขนั้นจะถูกคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดเพื่อใช้ในภายหลัง
นี่คือ: 10 เคล็ดลับและแฮ็ก Microsoft Excel ยอดนิยม หากคุณมีวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำสิ่งต่างๆ กับสเปรดชีต ให้แบ่งปันความรู้ของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
คุณอาจต้องการตรวจสอบเว็บไซต์ของเรา 10 สุดยอด Hacks สำหรับ Microsoft Word.
#สดยอด #Hacks #สำหรบ #Microsoft #Excel